Dokumentation

Übersicht

StoryVault ist eine Plattform zur automatischen Transkription und KI-gestützten Analyse von Audio- und Video-Aufnahmen. Ob Interviews, Meetings oder Notizen — StoryVault wandelt gesprochene Inhalte in durchsuchbare Texte um und bietet intelligente Werkzeuge zur Auswertung.

Kernfunktionen

• Automatische Transkription — Hochwertige Spracherkennung mit Sprecher-Erkennung
• KI-Chat — Stellen Sie Fragen zu einzelnen Sitzungen oder ganzen Projekten
• KI-Analyse — Konfigurierbare Analyse-Templates für strukturierte Auswertungen
• Auto-Zusammenfassung — Jede Aufnahme wird automatisch zusammengefasst
• Mobiler Recorder — Aufnahmen direkt vom Smartphone (PWA)
• Meeting Bot — Automatische Aufnahme von Zoom, Teams und Google Meet
• Projekt-Organisation — Aufnahmen in Projekten gruppieren und gemeinsam auswerten
• Teilen — Sitzungen per Link teilen (mit optionalem Passwortschutz)
• Volltextsuche — Projekte, Sitzungen und Transkripte durchsuchen
• Team-Arbeit — Rollensystem mit abgestuften Berechtigungen

Erste Schritte

Anmeldung

Nach Erhalt Ihres Einladungs-Links erstellen Sie Ihr Konto mit Name, E-Mail und Passwort. Bestätigen Sie anschließend Ihre E-Mail-Adresse über den Verifizierungs-Link, der Ihnen zugesendet wird.

Dashboard

Das Dashboard ist Ihre Startseite. Es zeigt eine Übersicht Ihrer letzten Sitzungen, aktive Transkriptionen und Nutzungsstatistiken.

Navigation

Die Hauptnavigation befindet sich in der linken Seitenleiste (auf mobilen Geräten über das Menü-Icon erreichbar):

• Dashboard — Startseite mit Übersicht
• Projekte — Projektliste und -verwaltung
• Sitzungen — Alle Aufnahmen und Transkripte
• Kalender — Geplante Bot-Aufnahmen im Überblick
• Meeting Bot — Bot für Online-Meetings (ab Manager)
• Recorder — Neue Aufnahme starten
• Upload — Bestehende Audio-/Video-Dateien hochladen
• Papierkorb — Gelöschte Elemente

Oben rechts finden Sie die Suchleiste für die Volltextsuche, den "Neu"-Button zum schnellen Erstellen, das Hilfe-Icon (diese Seite) und Ihr Profil-Menü mit Einstellungen und Darstellungsoptionen.

Automatische Aktualisierung

Alle wichtigen Seiten (Kalender, Sitzungen, Projektdetails, Sitzungsdetails) aktualisieren sich automatisch im Hintergrund, sodass neue Aufnahmen, Status-Änderungen und Kalender-Events ohne manuelles Neuladen angezeigt werden.

Projekte

Projekte dienen zur Organisation Ihrer Aufnahmen in thematische Gruppen. Jedes Projekt kann mehrere Sitzungen enthalten.

Projektübersicht

Die Projektliste zeigt alle Ihre Projekte als Karten. Jede Karte zeigt den Projektnamen, Status, Beschreibung und die Anzahl der enthaltenen Sitzungen. Gelöschte Sitzungen (im Papierkorb) werden weder gezählt noch in der Projektansicht angezeigt.

Sortierung

Über das Sortier-Dropdown oben rechts können Sie die Projektliste nach verschiedenen Kriterien ordnen:

• Neueste / Älteste zuerst — Nach Erstellungsdatum
• Alphabetisch — Nach Projektname (A–Z)
• Meiste / Wenigste Sitzungen — Nach Anzahl der enthaltenen Sitzungen
• Zuletzt geändert — Nach letzter Bearbeitung

Projekt erstellen

1. Navigieren Sie zu Projekte in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf "Neues Projekt"
3. Vergeben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung
4. Wählen Sie den Projekttyp (z.B. Interview, Meeting, Forschung)

Mitglieder verwalten

Fügen Sie Team-Mitglieder zu einem Projekt hinzu, damit diese auf die enthaltenen Sitzungen zugreifen können. Öffnen Sie dazu die Projekt-Details und verwalten Sie die Mitglieder im entsprechenden Bereich.

Projekt-KI-Chat

Auf der Projektseite steht Ihnen ein KI-Chat zur Verfügung, der die Zusammenfassungen aller Sitzungen im Projekt als Kontext nutzt. So können Sie projektübergreifende Fragen stellen wie z.B. "Welche Themen wurden am häufigsten genannt?" oder "Fasse die wichtigsten Erkenntnisse zusammen".

Notizen-Projekt

Jeder Mandant hat automatisch ein "Notizen"-Projekt. Aufnahmen über den Recorder werden standardmäßig hier abgelegt.

Sitzungen

Eine Sitzung (Session) repräsentiert eine einzelne Aufnahme oder ein Meeting. Jede Sitzung enthält die Audio-/Video-Datei, das Transkript und zugehörige KI-Werkzeuge.

Ansichten

Die Sitzungsliste bietet zwei Ansichten, zwischen denen Sie über die Icons oben rechts wechseln können:

• Grid-Ansicht — Karten mit Thumbnail-Vorschau, ideal für visuellen Überblick
• Tabellen-Ansicht — Kompakte Liste mit allen Details, sortierbar per Spaltenklick

Ihre bevorzugte Ansicht wird gespeichert und beim nächsten Besuch automatisch wiederhergestellt.

Sortierung

In der Grid-Ansicht nutzen Sie das Sortier-Dropdown:

• Neueste / Älteste zuerst — Nach Erstellungsdatum
• Titel A–Z / Z–A — Alphabetisch
• Längste / Kürzeste — Nach Aufnahmedauer

In der Tabellen-Ansicht klicken Sie auf die Spaltenüberschriften, um nach Titel, Projekt, Typ, Status, Datum oder Dauer zu sortieren.

Mehrfachauswahl

In der Grid-Ansicht können Sie mehrere Sitzungen auswählen (Checkbox auf jeder Karte) und dann Sammelaktionen ausführen:

• Löschen — Ausgewählte Sitzungen in den Papierkorb verschieben
• Verschieben (ab Admin) — Ausgewählte Sitzungen in ein anderes Projekt verschieben

Sitzungs-Ansicht

Die Sitzungs-Detailseite ist in Tabs organisiert:

• Media — Audio/Video-Player mit Wiedergabe-Steuerung und Thumbnail
• Transkript — Synchronisierter Text, scrollt mit der Wiedergabe, klickbare Zeitstempel und Sprecher-Erkennung
• Dateien — Alle Aufnahmen mit Metadaten, Download-Links und Transkript-Downloads (TXT, SRT, VTT)
• Notizen — Beschreibung und Notizen zur Sitzung

Sitzung bearbeiten

Über den Bearbeiten-Button (Stift-Icon) können Sie folgende Eigenschaften einer Sitzung ändern:

• Titel — Name der Sitzung
• Typ — Interview, Meeting, Vortrag, Workshop, Sales Call, Notiz oder Sonstiges
• Beschreibung — Freitextfeld für zusätzliche Informationen
• Notizen — Eigene Anmerkungen zur Sitzung
• Projekt verschieben (ab Admin) — Sitzung in ein anderes Projekt verschieben
• Thumbnail — Eigenes Vorschaubild hochladen oder vorhandenes entfernen

Sitzung exportieren

Im Bearbeiten-Dialog finden Sie die Export-Funktion. Damit können Sie eine einzelne Sitzung mit allen zugehörigen Daten (Aufnahmen, Transkripte, Metadaten) als Paket exportieren. Der Export wird im Hintergrund erstellt und per E-Mail zugestellt.

Mini-Player

Wenn Sie vom Media-Tab zu einem anderen Tab wechseln, erscheint eine schmale Leiste mit Play/Pause und Fortschrittsanzeige. Die Wiedergabe läuft im Hintergrund weiter — ein Klick auf die Leiste bringt Sie zurück zum Media-Tab.

Split-View (Desktop)

Auf großen Bildschirmen können Sie über den "Split"-Button zwei Panels nebeneinander anzeigen, z.B. Media links und Transkript rechts. Über das Dropdown können Sie wählen, welcher Tab im zweiten Panel angezeigt wird.

Größenanpassung (Drag Handle)

Zwischen dem Inhaltsbereich und dem KI-Chat befindet sich ein Zieh-Griff. Ziehen Sie diesen nach oben, um dem Chat mehr Platz zu geben, oder nach unten, um den Inhaltsbereich zu vergrößern.

KI-Chat

Der KI-Chat ist immer am unteren Rand der Seite sichtbar. Das vollständige Transkript dient als Kontext, sodass Sie gezielte Fragen stellen können: "Was waren die Hauptargumente?", "Erstelle eine Zusammenfassung in 3 Sätzen" oder "Welche Action Items wurden genannt?".

Chat-Export

Jede Chat-Nachricht und jedes Analyse-Ergebnis kann einzeln exportiert werden. Unter jeder KI-Antwort finden Sie Buttons zum:

• Kopieren — Text in die Zwischenablage kopieren
• .md — Als Markdown-Datei herunterladen
• .pdf — Als PDF-Dokument herunterladen (mit Formatierung, Überschriften und Aufzählungen)
• .docx — Als Word-Dokument herunterladen (kompatibel mit Microsoft Word, LibreOffice etc.)

KI-Analyse (Prompt-Templates)

Neben dem Chat-Toggle finden Sie unter dem Label "Prompt-Templates" eine horizontal scrollbare Reihe von Analyse-Chips. Diese vorkonfigurierten Templates können Sie per Klick auf das Transkript anwenden. Die Ergebnisse erscheinen im Chat und können in allen oben genannten Formaten exportiert werden. Analyse-Templates werden von Administratoren konfiguriert.

Teilen

Einzelne Sitzungen können über einen Link geteilt werden — öffentlich oder mit Passwort geschützt. Empfänger sehen eine schlanke, schreibgeschützte Ansicht mit Video, Transkript und optional ausgewählten KI-Chats.

Share-Link erstellen

1. Öffnen Sie eine Sitzung und klicken Sie auf das Teilen-Symbol in der Kopfzeile
2. Konfigurieren Sie die Optionen im Dialog:
   • Passwort — Optional. Wenn gesetzt, müssen Empfänger zuerst das Passwort eingeben
   • Download erlauben — Legt fest, ob die Mediendatei heruntergeladen werden kann
   • KI-Chats teilen — Wählen Sie gezielt aus, welche bestehenden Chats mitgeteilt werden sollen
   • Ablaufdatum — Optional. Nach Ablauf ist der Link automatisch ungültig
3. Klicken Sie auf "Link erstellen" — die URL wird automatisch in die Zwischenablage kopiert

Geteilte Ansicht

Empfänger sehen eine reduzierte Oberfläche ohne Navigation oder Dashboard-Zugang:

• Video/Audio-Player — Streaming der Aufnahme
• Transkript — Synchronisierter Text mit Sprechererkennung
• Zusammenfassung — Automatisch generierte KI-Zusammenfassung
• KI-Chats — Ausgewählte Chat-Verläufe (nur lesen)
• Download — Button zum Herunterladen (nur wenn aktiviert)

Links verwalten

Alle aktiven Links einer Sitzung werden im Teilen-Dialog aufgelistet. Dort können Sie den Link erneut kopieren oder einen Link widerrufen — er wird sofort ungültig. Wird eine Sitzung gelöscht, werden alle zugehörigen Share-Links automatisch ungültig.

Hinweise

• Pro Sitzung können mehrere Links mit unterschiedlichen Einstellungen existieren
• Die Teilen-Funktion steht ab der Rolle Manager zur Verfügung

Suche

Die globale Suchleiste befindet sich im Header oben rechts. Damit können Sie übergreifend in Projekten, Sitzungen, Transkripten und KI-Chats suchen.

Suche verwenden

1. Klicken Sie auf die Suchleiste oder nutzen Sie das Suchfeld im Header
2. Geben Sie Ihren Suchbegriff ein (mindestens 2 Zeichen)
3. Die Ergebnisse werden nach Kategorie gruppiert angezeigt

Kategorien filtern

• Alle — Suchergebnisse aus allen Bereichen
• Projekte — Nur Projektnamen und -beschreibungen
• Sitzungen — Sitzungstitel und -beschreibungen
• Transkripte — Volltext-Suche in Transkript-Inhalten
• Chats — KI-Chat-Verläufe

Sortierung

Suchergebnisse können nach Name oder Datum sortiert werden, jeweils aufsteigend oder absteigend.

Kurse & Wissens-Check

Das integrierte Lernmanagement-System (LMS) ermöglicht es, strukturierte Kurse mit Modulen und Lektionen anzubieten. Jede Lektion kann Text-Inhalte, eingebettete Medien (Audio/Video mit Transkript) und einen Wissens-Check enthalten.

Kursstruktur

Kurse sind hierarchisch aufgebaut:

• Kurs — Das übergeordnete Thema (z.B. "Onboarding Neukunden")
• Module — Thematische Abschnitte innerhalb eines Kurses
• Lektionen — Einzelne Lerneinheiten mit Inhalten und optionalem Quiz

Lernende schreiben sich in einen Kurs ein und arbeiten die Lektionen der Reihe nach durch. Der Fortschritt wird automatisch erfasst und auf der Kursübersicht als Fortschrittsbalken angezeigt.

Lektion absolvieren

Jede Lektion kann folgende Inhalte enthalten:

• Text — Formatierter Lektionsinhalt
• Media — Eingebettete Audio-/Video-Aufnahmen mit synchronisiertem Transkript

Am Ende einer Lektion klicken Sie auf "Abschließen". Falls ein Wissens-Check hinterlegt ist, öffnet sich dieser automatisch.

Wissens-Check

Nach dem Abschließen einer Lektion wird ein kurzer Wissens-Check eingeblendet. Dies ist kein Test oder Prüfung, sondern ein wissenschaftlich fundiertes Lernwerkzeug: Aktives Abrufen aus dem Gedächtnis (Retrieval Practice) steigert nachweislich die Langzeit-Erinnerung.

• Pflicht — Der Wissens-Check muss durchgearbeitet werden, bevor die Lektion als abgeschlossen gilt
• Fragetypen — Multiple Choice, Richtig/Falsch und Freitext
• Sofortiges Feedback — Nach jeder Antwort sehen Sie, ob Sie richtig lagen, inkl. Erklärung
• Kein Score — Es wird keine Note oder Punktzahl vergeben. Es geht ums Lernen, nicht ums Bewerten.

Modul-Rückblick

Wenn Sie alle Lektionen eines Moduls abgeschlossen haben, erscheint ein "Modul-Rückblick"-Button auf der Kursseite. Dieser ist optional — Sie können ihn jederzeit starten oder überspringen.

Der Rückblick zeigt 5–7 zufällig ausgewählte Fragen aus allen Lektionen des Moduls. So wird das Gelernte zeitversetzt wiederholt (Spaced Retrieval), was den Lerneffekt weiter verstärkt.

Trainer: Fragen verwalten

Trainer können im Lektions-Editor Wissens-Check-Fragen erstellen und verwalten:

• Manuell erstellen — Fragen mit Typ, Antwortoptionen und Erklärung anlegen
• KI-Fragen generieren — Die KI erstellt 3–5 Fragen basierend auf dem Lektionsinhalt. Sie prüfen die Vorschläge und übernehmen, was passt.
• Bearbeiten & Sortieren — Reihenfolge ändern, Fragen (de-)aktivieren, Text anpassen

Freitext-Antworten werden von der KI bewertet, die prüft, ob die wesentlichen Kernpunkte erfasst wurden, und ermutigendes Feedback gibt.

Quiz-Analytics

Im Kurs-Editor finden Administratoren unter "Quiz Analytics" eine aggregierte Übersicht: Pro Lektion wird angezeigt, wie viele Fragen existieren und wie oft sie beim ersten Versuch richtig beantwortet wurden. Schwierige Lektionen werden farblich hervorgehoben. Es werden keine individuellen Lernerdaten angezeigt.

Recorder

Der Recorder ist eine mobile-optimierte Aufnahmefunktion (PWA), die direkt im Browser funktioniert — auch auf dem Smartphone.

Aufnahme starten

1. Navigieren Sie zu Recorder oder nutzen Sie den "Neu"-Button oben rechts
2. Erlauben Sie den Mikrofon-Zugriff (beim ersten Mal)
3. Klicken Sie auf den Aufnahme-Button, um die Aufnahme zu starten
4. Stoppen Sie die Aufnahme, wenn Sie fertig sind

Upload und Verarbeitung

Nach dem Stopp wird die Aufnahme automatisch in die Cloud hochgeladen. Anschließend startet die automatische Transkription. Die fertige Sitzung finden Sie im Notizen-Projekt.

PWA-Installation

Auf dem Smartphone können Sie StoryVault als App installieren: Öffnen Sie die Seite im Browser und wählen Sie "Zum Startbildschirm hinzufügen". Die App funktioniert dann wie eine native Anwendung.

Datei hochladen

Sie können bestehende Audio- und Video-Dateien direkt in StoryVault hochladen. Die Dateien werden automatisch transkribiert und analysiert.

Upload starten

Den Upload-Dialog erreichen Sie auf drei Wegen:

• "Neu"-Button (oben rechts) → Datei hochladen
• Seitenleiste → Upload-Button
• Dashboard → Upload-Karte

Unterstützte Formate

• Audio — MP3, WAV, M4A, OGG, WebM, FLAC, AAC
• Video — MP4, MOV, AVI, MKV

Die maximale Dateigröße beträgt 5 GB pro Upload.

Upload-Ablauf

1. Ziehen Sie eine Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Auswählen
2. Vergeben Sie einen Titel für die Sitzung
3. Wählen Sie das Ziel-Projekt und optional den Sitzungstyp
4. Optional: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu
5. Klicken Sie auf "Hochladen"

Der Fortschritt wird als Prozentanzeige dargestellt. Nach dem Upload startet automatisch die Transkription. Sie werden per E-Mail benachrichtigt, wenn das Transkript fertig ist.

Meeting Bot

Der Meeting Bot kann automatisch an Zoom-, Microsoft Teams- und Google Meet-Meetings teilnehmen und diese aufzeichnen. Sie können den Bot auch per Kalendereinladung planen.

Bot starten

1. Navigieren Sie zu Meeting Bot oder nutzen Sie den "Neu"-Button
2. Fügen Sie den Meeting-Link ein (Zoom, Teams oder Meet)
3. Wählen Sie das Ziel-Projekt und optional den Sitzungstyp
4. Klicken Sie auf "Bot starten"

Der Bot tritt dem Meeting bei, nimmt Audio und Video auf und erstellt nach Ende des Meetings automatisch eine Sitzung mit Transkript.

Aufzeichnung beenden

Im Bereich "Aktive Bots" haben Sie zwei Möglichkeiten:

• "Beenden"-Button (empfohlen) — Beendet die Aufzeichnung sauber. Der Bot finalisiert die Aufnahmedateien und erstellt eine Sitzung.
• Papierkorb-Button (nur Admin) — Stoppt den Bot sofort ohne Finalisierung. Aufzeichnung geht verloren. Nur für Notfälle.

Unterstützte Plattformen

• Zoom — Meetings und Webinare
• Microsoft Teams — Geplante und spontane Meetings
• Google Meet — Alle Meeting-Typen

Automatische Beendigung

Der Bot beendet die Aufzeichnung automatisch in folgenden Fällen:

• Maximale Aufzeichnungslänge — Nach 3 Stunden wird die Aufnahme gestoppt
• Stille — Wenn 2 Minuten lang kein Audio erkannt wird
• Alleine im Raum — Wenn der Bot 2 Minuten alleine ist
• Warteraum — Wenn der Bot 2 Minuten nicht eingelassen wird

Teilnehmer-Erkennung

Wenn der Bot per Kalendereinladung geplant wurde, werden die eingeladenen Teilnehmer automatisch aus dem ICS-Anhang extrahiert und in der Sitzungsbeschreibung angezeigt.

Bot per E-Mail einladen

Anstatt den Bot manuell zu starten, können Sie ihn direkt per Kalendereinladung zu einem Meeting einladen. Das System erkennt automatisch Meeting-URL, Titel und Zeitpunkt und startet den Bot zur richtigen Zeit.

Einrichtung

1. Navigieren Sie zu Einstellungen (Profil-Menü oben rechts)
2. Im Abschnitt "Meeting Bot E-Mail" klicken Sie auf "Bot-E-Mail generieren"
3. Eine persönliche E-Mail-Adresse wird erstellt (z.B. thomas-a1b2c3d4@bot.storyvault.eu)
4. Kopieren Sie diese Adresse und speichern Sie sie als Kontakt

Absender-Whitelist

Aus Sicherheitsgründen werden nur E-Mails von freigegebenen Absendern akzeptiert. Fügen Sie unter "Erlaubte Absender" die E-Mail-Adressen hinzu, von denen aus Sie Einladungen versenden.

Bot zum Meeting einladen

1. Erstellen Sie einen Kalendertermin (Outlook, Google Calendar, etc.)
2. Fügen Sie den Meeting-Link (Zoom, Teams oder Google Meet) hinzu
3. Fügen Sie Ihre Bot-E-Mail-Adresse als Teilnehmer hinzu
4. Senden Sie die Einladung ab

Sie erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, dass der Bot geplant wurde. Der Bot tritt 1 Minute vor Beginn dem Meeting bei.

Konfiguration

In den Einstellungen können Sie Standardwerte festlegen:

• Standard-Projekt — In welchem Projekt die Aufnahme gespeichert wird
• Sitzungstyp — Meeting, Interview, Vortrag, etc.
• Aufnahmemodus — Speaker View, Gallery View oder nur Audio
• Bot-Name — Der im Meeting angezeigte Name des Bots

Einladung absagen

Wenn der Termin abgesagt wird (per Kalender-Absage), wird der geplante Bot automatisch storniert. Sie können geplante Aufnahmen auch manuell im Kalender absagen.

Hinweise

• Ganztägige Termine werden ignoriert
• Vergangene Termine (älter als 15 Minuten) werden übersprungen
• Maximal 10 geplante Bots pro Tag (Sicherheitslimit)
• Maximale Aufzeichnungslänge — 3 Stunden pro Aufnahme
• 2 Minuten Stille oder alleine im Raum beenden die Aufnahme automatisch
• Zeitzonen und Sommerzeit werden automatisch korrekt behandelt

Kalender

Der Kalender zeigt alle per E-Mail geplanten Bot-Aufnahmen in einer übersichtlichen Ansicht.

Ansichten

• Monat — Monatsübersicht mit Tagen als Grid, geplante Aufnahmen als farbige Punkte
• Woche — Wochenansicht mit Zeitleiste (7:00–22:00), Events als Zeitblöcke
• Tag — Detaillierte Tagesansicht mit allen Informationen

Wechseln Sie zwischen den Ansichten über die Buttons oben rechts. Mit den Pfeiltasten navigieren Sie vor und zurück, mit "Heute" springen Sie zum aktuellen Tag.

Aufnahme verwalten

Klicken Sie auf eine geplante Aufnahme, um die Details zu sehen: Meeting-Titel, URL, Zeitpunkt, Sitzungstyp und Aufnahmemodus. Von hier aus können Sie die Aufnahme auch absagen.

Transkription

Alle Aufnahmen werden automatisch transkribiert. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund — Sie können StoryVault während der Transkription normal weiter nutzen.

Verarbeitungs-Schritte

1. Upload — Die Audio-/Videodatei wird in die Cloud übertragen
2. Transkription — Automatische Spracherkennung mit Sprecher-Zuordnung
3. Zusammenfassung — Eine KI-gestützte Zusammenfassung wird erstellt
4. Benachrichtigung — Sie erhalten eine E-Mail, wenn die Transkription abgeschlossen ist

Lange Aufnahmen

Aufnahmen über 2 Stunden werden automatisch in Segmente aufgeteilt, parallel transkribiert und wieder zusammengeführt. Dateien bis 950 MB werden unterstützt.

Sprache

Die Sprache wird automatisch erkannt. StoryVault unterstützt eine Vielzahl von Sprachen, darunter Deutsch und Englisch.

Nutzung & Kosten

Die Nutzungsübersicht zeigt den aktuellen Verbrauch und die anfallenden Kosten für den laufenden Monat.

Übersicht

Die Seite zeigt Karten mit den wichtigsten Verbrauchswerten:

• Gesamtkosten — Summe aller Kosten im aktuellen Monat
• Transkription — Verbrauchte Minuten und Kosten
• AI Tokens — Verbrauch für KI-Chat, Analyse und Zusammenfassungen
• Meeting Bots — Anzahl und Kosten der Bot-Aufnahmen
• Storage — Belegter Speicherplatz für Aufnahmen und Dateien

Monatsnavigation

Mit den Pfeiltasten oben können Sie zwischen vergangenen Monaten navigieren, um den historischen Verbrauch einzusehen.

Detail-Aufschlüsselung

Klicken Sie auf eine Karte, um eine detaillierte Aufschlüsselung nach einzelnen Metriken zu sehen.

Papierkorb

Gelöschte Sitzungen und Projekte werden zunächst in den Papierkorb verschoben und nicht sofort endgültig entfernt.

Funktionen

• Wiederherstellen — Versehentlich gelöschte Elemente zurückholen
• Endgültig löschen — Elemente unwiderruflich entfernen (inkl. Aufnahmen und Transkripte)
• Papierkorb leeren — Alle Elemente auf einmal endgültig löschen

Automatische Bereinigung

Elemente im Papierkorb werden nach 30 Tagen automatisch endgültig gelöscht. Stellen Sie wichtige Elemente rechtzeitig wieder her.

Rollen & Berechtigungen

StoryVault nutzt ein abgestuftes Rollensystem. Jeder Benutzer hat genau eine Rolle, die seine Berechtigungen bestimmt.

Rollen werden beim Erstellen des Benutzerkontos durch einen Administrator vergeben und können nachträglich geändert werden.

Einstellungen

Persönliche Einstellungen finden Sie unter Ihrem Profil-Menü (oben rechts).

Profil

Unter Profil können Sie Ihren Namen ändern und Ihre E-Mail-Adresse einsehen.

Sprache

In den Profil-Einstellungen können Sie die Sprache der Oberfläche wählen. Aktuell stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung. Die Änderung wird sofort übernommen.

Passwort ändern

Geben Sie Ihr aktuelles Passwort und das gewünschte neue Passwort ein. Das Passwort muss mindestens 8 Zeichen lang sein.

Meeting Bot E-Mail

In den Einstellungen finden Sie auch die Konfiguration für die Bot-E-Mail-Einladung. Hier können Sie:

• Ihre persönliche Bot-E-Mail-Adresse generieren
• Erlaubte Absender hinzufügen und verwalten
• Standardeinstellungen für geplante Aufnahmen festlegen
• Die Funktion aktivieren/deaktivieren
• Geplante Aufnahmen einsehen und absagen

Darstellung

Im Profil-Menü können Sie zwischen drei Darstellungs-Modi wählen:

• Hell — Helles Farbschema
• Dunkel — Dunkles Farbschema
• System — Folgt den Einstellungen Ihres Betriebssystems

Konto & Einladungen

Einladung erhalten

Neue Benutzer erhalten einen Einladungs-Link per E-Mail oder direkt von einem Administrator. Über diesen Link können Sie sich registrieren.

Registrierung

1. Öffnen Sie den Einladungs-Link
2. Geben Sie Ihren Namen, E-Mail-Adresse und ein Passwort ein
3. Bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse über den Verifizierungs-Link
4. Melden Sie sich an

Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite finden Sie den Link "Passwort vergessen?". Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und Sie erhalten einen Link zum Zurücksetzen Ihres Passworts.

E-Mail-Verifizierung

Nach der Registrierung müssen Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Prüfen Sie Ihr Postfach (auch den Spam-Ordner) und klicken Sie auf den Bestätigungs-Link. Falls die E-Mail nicht ankommt, können Sie auf der Anmeldeseite eine neue Bestätigungs-E-Mail anfordern.

Administration

Der Administrationsbereich bietet Werkzeuge zur Verwaltung der Benutzer und des Systems. Administratoren erreichen diesen Bereich über das Admin-Tools-Menü in der Seitenleiste.

Verfügbare Werkzeuge

• Benutzer-Verwaltung — Benutzer anlegen, Rollen vergeben, deaktivieren
• Einladungen — Einladungs-Links generieren und verwalten
• Export/Import — Datenexport und -import
• Prompts — KI-Analyse-Vorlagen (Prompt-Templates) konfigurieren
• E-Mail — SMTP-Status prüfen, Test-E-Mails senden

Benutzer einladen

Unter Einladungen können Sie Einladungs-Links generieren. Optional geben Sie eine E-Mail-Adresse und eine Rolle an. Der generierte Link kann kopiert und an den neuen Benutzer weitergegeben werden. Alternativ wird eine Einladungs-E-Mail versendet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie lange dauert eine Transkription?

Die Dauer hängt von der Länge der Aufnahme ab. Typischerweise dauert die Transkription etwa ein Drittel der Aufnahmelänge. Eine 30-minütige Aufnahme wird also in ca. 10 Minuten transkribiert. Sehr lange Aufnahmen (>2 Stunden) werden automatisch in Segmente aufgeteilt und parallel verarbeitet.

Welche Sprachen werden unterstützt?

Die Sprache wird automatisch erkannt. StoryVault unterstützt über 90 Sprachen, darunter Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch und viele mehr.

Wie genau ist die Transkription?

Die Genauigkeit liegt bei typischen Aufnahmen (klare Sprache, wenig Hintergrundgeräusche) bei über 95%. Bei schlechter Audioqualität, starkem Dialekt oder Fachjargon kann die Genauigkeit variieren.

Kann ich Sitzungen mit externen Personen teilen?

Ja, ab der Rolle Manager können Sie Share-Links erstellen. Empfänger benötigen kein StoryVault-Konto. Optional können Sie den Link mit einem Passwort schützen oder ein Ablaufdatum setzen.

Wie kann ich den Meeting Bot zu einem Meeting einladen?

Es gibt zwei Wege: Starten Sie den Bot manuell über die Meeting Bot-Seite, oder laden Sie ihn per Kalendereinladung ein. Dafür generieren Sie einmalig eine Bot-E-Mail-Adresse in den Einstellungen und fügen diese als Teilnehmer zur Kalendereinladung hinzu.

Was passiert, wenn ich eine Sitzung lösche?

Gelöschte Sitzungen landen im Papierkorb und können innerhalb von 30 Tagen wiederhergestellt werden. Nach 30 Tagen werden sie automatisch endgültig gelöscht — inklusive aller Aufnahmen, Transkripte und KI-Chats.

Kann ich StoryVault auf dem Smartphone nutzen?

Ja. StoryVault ist als Progressive Web App (PWA) konzipiert und funktioniert vollständig im mobilen Browser. Sie können die App zum Startbildschirm hinzufügen, um sie wie eine native App zu nutzen. Besonders der Recorder ist für mobile Nutzung optimiert.

Wie kann ich die Sprache der Oberfläche ändern?

Unter Einstellungen → Profil finden Sie die Sprachauswahl. Aktuell stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung.

Wer kann Benutzer einladen?

Nur Administratoren können neue Benutzer einladen. Unter Admin → Einladungen werden Einladungs-Links generiert, die per E-Mail oder direkt weitergegeben werden können.

Wie exportiere ich meine Daten?

Es gibt mehrere Export-Möglichkeiten:

• Chat-Export — Jede KI-Antwort und Analyse kann als .md, .pdf oder .docx heruntergeladen werden (Buttons unter jeder Nachricht)
• Transkript-Export — Transkripte als TXT, SRT oder VTT herunterladen (Dateien-Tab der Sitzung)
• Sitzungs-Export (Admin) — Komplette Sitzung mit allen Daten als ZIP-Archiv über den Bearbeiten-Dialog

Werden meine Daten sicher gespeichert?

Ja. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (HTTPS) und in europäischen Rechenzentren gespeichert. Jeder Mandant hat eine eigene, isolierte Datenbank. Audio- und Video-Dateien werden in einem geschützten Cloud-Speicher abgelegt.